La déléguée interministérielle à la ville à Mesdames et messieurs les préfets Copie à : Mesdames et messieurs les trésoriers payeurs généraux Objet : Politique de la ville et associations, fiches techniques. Ref : circulaire du ministre délégué à la ville du 9 septembre 1999 Saint-Denis la Plaine, le 30 septembre 1999 Par circulaire citée en référence, le ministre délégué à la ville a attiré votre attention sur la nécessité de renforcer et d'améliorer le travail avec les associations qui œuvrent dans le champ de la politique de la ville. Il vous a rappelé les décisions déjà prises en matière de simplification, notamment à travers le dossier unique et la procédure simplifiée de traitement des demandes. Il a souligné la nécessité de développer les initiatives liées à la participation des habitants, notamment à travers la création de fonds de participation des habitants (FPH). Il vous a enfin demandé d'organiser, dans les départements concernés et d'ici la fin de l'aimée 1999, une journée sur le thème " association et politique de la ville ". Le ministre assistera à certaines de ces journées, en fonction du calendrier que vous me communiquerez dès que vous l'aurez établi. Vous trouverez ci joint 3 fiches techniques portant sur : - une proposition de canevas pour l'organisation de la journée des associations, - le dossier unique associatif et la procédure simplifiée d'instruction, - les fonds de participation des habitants ( FPH). Compte tenu de votre expérience et des premiers enseignements tirés de la mise en place de ces dispositifs dont vous me ferez part, des correctifs et améliorations seront mis à l'étude, en liaison avec vous mêmes et vos collaborateurs. Mes services se tiennent à votre disposition pour toute demande de votre part, notamment pour l'organisation des journées départementales. Claude Brévan Annexe 1 Journée départementale " associations et politique de la ville " Proposition de canevas type 1. Public visé et recensement L'ensemble des associations ayant bénéficié d'un financement au titre de la politique de la ville dans le cadre du XIè plan (1994-1999). L'invitation adressée à ces associations sera l'occasion d'un recensement de celles-ci, sur la base d'un bref questionnaire accompagnant le courrier d'invitation . Ce questionnaire, dont le contenu est laissé à l'appréciation des services, devra néanmoins comporter a minima les informations suivantes et proposer une partie ouverte permettant aux associations de s'exprimer sur leur vision de la politique de la ville : - identité de l'association, objet social, nombre d'adhérents, budget, évolution statutaire - ressort territorial : ville, quartier, agglomération - actions menées au titre de la politique de la ville (domaines d'intervention : culture, éducation, participation des habitants, etc.) et mode de financement - projets de développement de l'association. 2. Déroulement de la réunion Celle-ci sera organisée librement, suivant l'importance et le nombre des associations présentes (possibilité notamment d’organiser des ateliers pour mieux dialoguer en cas d'assistance nombreuse). Il serait utile cependant de construire la journée autour de deux axes : - l'état des lieux en matière de soutien aux associations, en insistant sur les avancées récentes : développement des pôles associatifs, simplification des procédures, création des fonds de participation des habitants, etc. - les enjeux des prochains contrats de ville pour les associations, il s'agit ici de poser les règles devant présider à de nouvelles relations, plus ouvertes mais aussi plus exigeantes, entre l'Etat et les associations. 2 thèmes doivent être abordés plus particulièrement : a) le développement de la logique de projet, l'aide à leur élaboration, la construction d'une véritable programmation stratégique liée au contrat de ville; b) la mise en place de procédures d'évaluation concertées. A partir de ce travail, un " cahier des charges " des acteurs associatifs sera esquissé, cahier des charges constituant l'outil de pérennisation du travail des associations dans le cadre du contrat de ville. Enfin, pour que cette journée ne soit pas uniquement fondée sur la présentation formelle de procédures, elle devrait comporter une dimension d'animation par les associations elles-mêmes : présentation de projets et expériences, récits par les acteurs, expositions, etc. Il est en effet particulièrement important que, à travers cette journée, les partenaires associatifs puissent considérer l’Etat comme jouant pleinement sa mission de service public de proximité. 3. Suivi de la réunion Un rapport sera adressé à la DIV qui comprendra, outre les éléments de recensement indiqués sous le point 1 ci-dessus, une synthèse des débats de la journée, des propositions recueillies, ainsi qu'une appréciation du fonctionnement du tissu associatif en matière de politique de la ville. Un groupe de travail piloté par la DIV sera mis en place pour analyser ces rapports et dégager des propositions d'harmonisation du cahier des charges associatif et de l'évaluation de l'action des associations. Début 2000, sera organisée une rencontre nationale sur le thème " associations et politique de la ville " pour laquelle vous serez invité a communiquer des propositions de participation de quelques associations par département . Annexe 2 Dossier unique et procédure de traitement des demandes de subvention destinées aux associations Le 2 décembre 1998, le Comité interministériel des villes présidé par le Premier ministre décidait de la mise en place d'un dossier unique simplifié de nouvelle génération. C'est pourquoi la DIV et le FAS, en collaboration avec la direction de la Comptabilité Publique, ont élaboré un modèle commun. Celui-ci vous a été adressé avec la circulaire de gestion déconcentrée des crédits du ministère de la Ville le 15 février dernier. Destiné aux associations ce formulaire de quatre pages a été conçu dans un triple objectif : - Il remplace l'ancien formulaire et constitue désormais le dossier de demande de subvention pour l'Etat et le FAS. Ce dossier unique doit ainsi permettre aux associations de consacrer leur énergie à l'action plutôt qu'à la constitution d'une multitude de dossiers différents selon les organismes contributeurs auxquels elles s'adressent. Vous pourrez proposer aux collectivités locales qui le souhaiteraient d'adopter à leur tour ce même canevas. C'est l'un des enjeux de la négociation à venir des futurs contrats de ville. - Les seuils de subvention ont été modifiés et la liste des pièces justificatives à fournir en fonction des aides demandées a été allégée pour mieux répondre aux besoins du terrain tout en assurant un haut niveau de transparence financière. Au total, le dossier unique doit permettre aux représentants de l'Etat et du FAS de renforcer encore leurs liens de confiance avec le monde associatif pour les projets qui leur seront soumis à l'avenir. - Au-delà du formulaire de demande de subvention, c’est la procédure d'instruction des dossiers elle-même qui doit être simplifiée et harmonisée. Vous trouverez ci-dessous des indications propres à permettre la mise en place de ces procédures, dans l'attente d'un guide méthodologique plus complet qui sera élaboré par la DIV pour accompagner la mise en place des futurs contrats de ville. UNE NOUVELLE ORGANISATION - Une organisation adaptable aux situations locales : Pour ne pas dissuader les associations de s'engager dans la politique de la ville et soutenir plus particulièrement les petites structures émergentes peu familières des procédures administratives, pour ne pas faire peser la complexité administrative sur les associations mais s'adapter à leurs attentes, les partenaires institutionnels doivent s’organiser pour leur offrir, dans la mesure du possible, un seul et unique point d'entrée dans le réseau de la politique de la ville. Il revient donc aux partenaires locaux d’examiner à la lumière de leur expérience et de leur organisation actuelle, les modalités les plus opérationnelles pour atteindre cet objectif. - Un dossier unique : le dossier unique se substitue à l'ancien formulaire pour les demandes déposées à compter de la date de la présente circulaire. Les dossiers VVV et FSE qui obéissent à des règles propres de gestion, demeurent valables dans leur ancienne formule. L'année 1999 est mise à profit pour tester et améliorer, grâce aux recommandations d’un groupe de travail composé de professionnels de terrain, le dossier unique dans la perspective des prochains contrats de ville. D'ores et déjà, des simplifications supplémentaires qui iraient dans le sens d'une meilleure assistance aux associations sans porter atteinte aux exigences juridiques et financières de l'instruction sont à rechercher et promouvoir. - Un seul envoi : pour ne pas obliger une association à multiplier démarches et dossiers, les services déconcentrés de l'Etat s’organisent de telle sorte qu’elle puisse facilement entrer en contact avec le réseau des partenaires institutionnels. Le chef de projet, interlocuteur-pivot des associations, pourra être privilégié pour assumer ce rôle de point d'entrée unique dans le réseau de la politique de la ville. Le sous-préfet chargé de la politique de la ville pourra également être, si la situation locale s'y prête mieux, le destinataire des demandes de subvention. D'autres organisations peuvent être mises en place si elles se révèlent plus opérationnelles du point de vue de l'objectif recherché. Quelle qu'elle soit, l'organisation locale doit en effet permettre à une association sollicitant une subvention de l'Etat ou du FAS de n'adresser à l'avenir qu'un seul et unique dossier. - Le sous-préfet ville centralise les demandes : une fois entrées dans le réseau des acteurs de la politique de la ville, toutes les demandes, quel que soit l'organisme qui les a reçues, sont ensuite adressées au sous-préfet en charge de la politique de la ville ou, à défaut, au responsable départemental dont la désignation a été demandée par le Premier ministre dans sa circulaire du 31 décembre 1998. En centralisant celles-ci, il dispose en effet d’une large visibilité sur les actions projetées, les crédits à engager et peut, en concertation avec les différents services déconcentrés et le FAS, désigner l'instance qui deviendra l’interlocuteur unique de chaque association tout au long de l'instruction. - Un interlocuteur unique pour chaque association : choisi parmi les services de l'Etat ou du FAS en fonction de son expertise, l'interlocuteur unique est compétent pour apprécier la recevabilité administrative du dossier (conformité des pièces). Dans un souci de renforcement des liens, d'amélioration de la visibilité et de simplification des démarches, ce service devient alors l'interlocuteur unique de l'association. Sa mission est triple : assurer un rôle d'interface avec l'association, délivrer en temps utile le certificat de recevabilité aux dossiers complets, coordonner l'instruction du projet (pertinence du projet au regard des priorités, avis des différents services compétents au regard de leur mission - montage financier). Le nom et les coordonnées de l'interlocuteur unique sont précisés dans le dossier (cadre supérieur droit de la page 1). - Un certificat délivré aux dossiers complets : 1’interlocuteur unique délivre, dans un délai d'un mois, un certificat de recevabilité dès lors que le dossier comporte l'ensemble des renseignements et des pièces justificatives demandées. Pour faciliter ce travail de vérification, le nouveau dossier unique comporte un tableau récapitulatif des pièces à joindre en fonction de l'importance de la subvention demandée. Le certificat ne préjuge pas de l`octroi futur d'une subvention, il atteste de la recevabilité du dossier et ouvre la phase de son instruction. Ce certificat est valable pour l'ensemble des demandes de subvention relative à un même projet introduites auprès de l'Etat ou du FAS. Un modèle de certificat est joint au nouveau dossier unique. - Une instruction coordonnée par l'interlocuteur unique : une fois déclaré recevable du point de vue administratif, le dossier peut alors être instruit sur le fond. L'interlocuteur unique procède à cet examen, seul ou en collaboration avec les services de l'Etat susceptibles d'être concernés par le projet. Il peut accompagner la transmission du dossier aux autres services impliqués d'un premier avis d'opportunité ou de priorité au regard des orientations stratégiques du contrat ou d'éléments de la situation locale. Il peut adresser copie du dossier aux services constructeurs afin de recueillir leur avis. Le recueil de celui-ci pourra être défini soit par écrit, soit en réunion de concertation (avec PV). Autre solution pour éviter la duplication du dossier : faire circuler celui-ci avec une fiche navette successivement renseignée par chaque service. A ce stade de 1’instruction, le dossier original conservé par l'instructeur chef de file n'a pas à faire l'objet de copies certifiés conformes. Celles-ci deviennent en revanche indispensables lorsque le dossier arrive en phase finale de décision financière. Bien entendu, la désignation d'un interlocuteur unique ne signifie pas que les autres services co-instructeurs ou que le FAS soient tenus par la proposition de l'instructeur chef de file. Comme c'est le cas aujourd'hui, chacun conserve en effet son autonomie de décision, mais la qualité du travail mené en commun doit permettre à la proposition des services instructeurs de se rapprocher au maximum de la décision finale. - La réunion départementale inter-services décide de l'octroi de la subvention État : une fois instruite sur le fond, la demande est examinée collégia1ement au cours de la réunion inter-services de programmation. En cas de décision favorable à l'octroi d'une subvention, une attestation d'octroi de subvention, visée par le contrôleur financier déconcentré, peut être délivrée à l'association. Elle permet à celle-ci, dans le cas où le délai de prise d'arrêté de subvention serait trop long, de faire la preuve de la réalité d'octroi de la subvention. Ce document n'a pour autant pas de valeur juridique créant un droit pour l'association : il institue une simple facilité UN FINANCEMENT SIMPLIFIE ET DES PIÈCES JUSTIFICATIVES ALLÉGÉES - Les différents seuils de subvention sont modifiés ainsi que la liste des pièces justificatives qui s'y rattachent. Pour les subventions inférieures à 50 000 Francs : - le seuil : c’est la première innovation, l'ancien seuil de 20 000 Francs est supprimé. Il est désormais porté à 50 000 Francs pour tenir compte des besoins de la majorité des associations engagées dans la politique de la ville et soutenir l'action des plus petites d'entre-elles conformément aux règles de la Comptabilité Publique. - Les pièces justificatives : pour cette première tranche, la liste des pièces à fournir est simplifiée. Pour les subventions inférieures à 50 000 Francs, l'association doit remplir le nouveau formulaire de quatre pages comportant les informations nécessaires sur son organisation, son projet, son budget prévisionnel. Un aide-mémoire des pièces à fournir est joint au formulaire. - Les statuts et la liste des responsables, comme l'indique l'aide mémoire, sont à produire seulement lors de la première utilisation de ce nouveau dossier : par la suite. ces pièces devront être adressées par l'association seulement en cas de modifications. Les statuts comportent, en effet, en complément du dossier unique, toutes les informations nécessaires à la connaissance de l'association. Ils remplacent donc l'ancienne fiche organisme que de nombreuses associations de petite taille éprouvaient des difficultés à remplir : trop souvent, celle-ci se confondait pour elles avec la fiche projet. La déclaration sur l'honneur intégrée en page 3 du nouveau dossier permet, pour les associations qui ne sollicitent pas plus de 50 000 Francs de fonds publics, de déroger à la présentation du budget prévisionnel de l'association. Pour les associations ayant déjà bénéficié d'une subvention l'année précédente, la fiche " compte-rendu de l'action et des financements utilisés " demeure et constitue une exigence pour l'utilisation des fonds publics. Un modèle vous est proposé avec le document unique. Les représentants de l'Etat s'appuieront sur les pôles associatifs dans les départements pour coordonner leur action, renforcer leur connaissance du tissu associatif local, assurer une fonction de conseil en gestion et repérer les associations les plus fragiles. Les associations doivent pouvoir y trouver des informations, de l'aide, une orientation vers des structures d'appui. Pour les subventions comprises entre 50 000 Francs et 300 000 Francs - le seuil : l'ancien seuil de 150 000 Francs est porté à 300 000 F. - les pièces justificatives : pour les demandes de subventions comprises entre 50 000 et 300 000 Francs, deux pièces s'ajoutent aux précédentes : le dernier compte de résultat disponible et le budget prévisionnel de l'association. Ces deux documents, maîtrisés par les associations développant des actions d'une certaine ampleur financière, permettent en effet d'avoir une visibilité claire sur l'activité et la gestion de l'organisme. En revanche, les informations relatives aux dons, rémunérations des services rendus, etc. ne sont plus exigées. Là encore, la connaissance, via le pôle associatif, des partenaires associatifs doit permettre une allocation optimale des ressources. Pour les subventions supérieures à 300 000 Francs et les conventions pluriannuelles - le seuil : le seuil des 300 000 Francs ou plus est maintenu. De même, les conventions pluriannuelles restent sans changement. Comme l'a décidé le CIV du 2 décembre 1998, elles doivent être encouragées pour assurer la pérennité des actions et des associations qui les portent dès lors que la subvention annuelle est supérieure à 100 000 Francs. - les pièces justificatives : une convention est obligatoire conformément à la réglementation en vigueur. Il en va de même pour les conventions pluriannuelles. Pour assurer la continuité de l'action, les conventions appelées à être renouvelées font l'objet d'un traitement prioritaire en début d'année.->- Pour les conventions supérieures à 300 000 Francs comme pour les conventions pluriannuelles et conformément aux termes de la convention signée par l'organisme, des informations complémentaires pourront être demandées, notamment certains ratios caractéristiques qui devront être fournis à l'appui de la demande annuelle : rapport entre les dépenses de personnels et le budget de fonctionnement, poids des subventions de l'Etat dans le budget global, besoins en trésorerie et évolution des fonds de roulement. UN DOSSIER PERSONNALISE - Un dossier personnalisé : afin que les partenaires locaux de la politique de la ville puissent personnaliser le dossier unique de demande de subvention (papier à en tête, logos, compléments souhaités localement qui devront cependant rester le plus limités possible), la DIV tient à leur disposition une disquette comportant les éléments intangibles du dossier. Ce dossier peut être également téléchargé à partir du site Internet de la DIV (www.ville.gouv.fr) Annexe 3 Fonds de Participation des Habitants (FPH) Réf. : CIV des 30 juin et 2 décembre 1998 ; circulaire de gestion du 15 février 1999 La " participation des habitant " est une priorité politique du gouvernement dans le cadre de la politique de la ville. L'efficacité de cette démarche repose sur la qualité des consultations et sur l'implication des différents acteurs locaux. Le CIV du 30 juin 1998 inscrit ainsi la politique de la ville dans la perspective de l'élaboration d'un " nouvel espace démocratique avec les habitants " et précise que l’Etat ne signera à l'avenir des contrats que si les conditions effectives de participation des habitants sont précisément définies. S'agissant, notamment, de faire " reculer la défiance que certains de nos concitoyens manifestent envers l'action publique et le projet ", les contrats de ville seront " plus participatifs, les habitants étant associés à leur définition et à leur mise en œuvre ". La participation constitue, pour les prochains contrats de ville, une démarche centrale s’appuyant sur des méthodologies et des dispositifs concrets. Elle emprunte différentes formes : l'information, la concertation et l'implication. Cette dernière se fonde principalement sur les prises d'initiatives par les habitants eux-mêmes. Il existe, d'ores et déjà de nombreuses expériences allant dans ce sens. Ces démarches constituées autour d'initiatives, émanant d'associations mais aussi de simples groupes d'habitants, représentent toujours un véritable moment de prise de parole et de responsabilisation. Elles modifient l'image du quartier dans la ville et transforment les relations entre les élus, les professionnels et les habitants. Elles participent aussi à des changements importants en matière d'image de soi, de perception du cadre de vie, de relation aux institutions. Ces initiatives peuvent être les fêtes de quartier, des sorties familiales, des manifestations culturelles ou sportives, etc. Il s'agit, pour la politique de la ville, de les appuyer et de leur assurer une meilleure visibilité et de bonnes conditions de fonctionnement. La mise en œuvre des Fonds de Participation des Habitants S'appuyant sur diverses expérimentations, menées notamment dans la région Nord Pas de Calais, les CIV du 30 juin et du 2 décembre 1998 ont décidé d'encourager en 1999 et de généraliser à partir de 2000 la mise en place de Fonds de Participation des Habitants (FPH) au niveau de chaque territoire prioritaire des futurs contrats de ville. Les objectifs du FPH sont de favoriser les prises d'initiatives de groupes d'habitants, promouvoir les capacités individuelles et collectives à s'organiser, monter des projets, renforcer les échanges entre associations et entre habitants, être capable de répondre très rapidement à des micro initiatives qui sont essentielles pour le développement social du quartier et la qualité de la vie sociale. Le Fonds de Participation des Habitants doit être d'abord conçu comme un lieu d'échanges et de programmation. Il renforce les échanges entre les associations des quartiers et leurs habitants, ainsi qu'entre les associations elles-mêmes. En dehors de quelques règles comptables qui conditionnent leur financement par l'Etat (pas de représentant des financeurs publics dans les instances décisionnelles, prise en charge directe des dépenses afférentes aux initiatives), il revient à chaque Fonds de Participation des Habitants, en fonction du contexte et des priorités, de définir un territoire d'action et un fonctionnement propres. Présentation du dispositif Le Fonds de Participation des Habitants est une association. Son financement s'effectue dans le cadre d'une convention signée entre l'Etat, les collectivités locales et d'autres partenaires institutionnels. Cette convention définit les objectifs généraux, les moyens et les conditions d'évaluation du dispositif. Les signataires de la convention sont libres de déterminer l'enveloppe globale allouée à l'association " FPH ". Le FPH peut être une association spécialement créée à cette fin mais il peut aussi s'agir d'une structure déjà existante (Centre social, Maison des Citoyens, MJC, etc.). Ses membres pourront être des personnes physiques et des associations. Les représentants de l'Etat ou des collectivités locales ne peuvent y adhérer. L'association " FPH " est seule responsable administrativement. Elle sélectionne les demandes de financement des initiatives d'habitants et finance directement les dépenses correspondant aux projets retenus. Il peut s’agir d'initiatives présentées par des associations (seules ou regroupées) ou par des groupes d'individus. L'association " FPH " n'a donc pas vocation à subventionner des associations, elle prend en charge directement les dépenses afférentes aux initiatives émanant des membres du FPH. Les initiatives devront s'inscrire dans le cadre des objectifs poursuivis par l’association " FPH ", tels qu’ils seront définis globalement dans le contrat de ville et plus précisément dans le règlement intérieur de l'association. Il est conseillé de limiter le montant maximum des financements par initiative à 5000F. La gestion des fonds du FPH peut prendre plusieurs formes : - l'association FPH gère directement le fonds attribué par convention sous forme de subvention globale dans le cadre du contrat de ville ; - les fonds sont gérés par une instance de mutualisation du contrat de ville (GIP, ligne budgétaire unique, etc.) disposant éventuellement d'une régie ; - les fonds sont gérés par chacun des partenaires du contrat de ville qui se répartissent le financement des projets, cette dernière formule étant complexe à gérer. En rapport avec les instances et les modalités d'évaluation prévues par le contrat de ville, il sera procédé à une évaluation régulière de l'association " FPH ". Un comité d'évaluation sera constitué, composé d'habitants, d'associations, d'élus et de représentants de l'Etat. Une ouverture à d'autres modes de participation La création d'une association " FPH " peut constituer un événement important du contrat de ville. Elle ne constitue qu'une modalité de participation parmi d'autres mais se prête bien aux objectifs de développement du lien social dans les quartiers en difficulté. A ce titre, les Fonds de Participation des Habitants peuvent aussi constituer un levier d'action pour d'autres formes de participation, empruntant à des registres divers comme l'information, la formation, la consultation, etc. La DIV se tient à votre disposition pour vous apporter l'assistance technique qui serait nécessaire à la mise en place des FPH ou pour vous fournir des exemples de réalisations.